Digitala kvitton – skrynkfri och smidig kvittohantering

Teknik, digitalisering & IT-säkerhet > Digitala kvitton

Användningen av digitala kvitton i Sverige ökar snabbt och flera företag och butiker erbjuder idag digitala kvitton till sina kunder. Köp i appar har länge genererat digitala kvitton samtidigt som det även blir allt vanligare att kunder får sina kvitton som e-post. Digitala kvitton gör inte bara bokföringen och lönehanteringen enklare, det sparar även tid (och papper)! 

Att som företagare digitalt koppla ihop dessa kvitton med sin bokföring och utläggshantering sparar både tid, pengar och en del magont! Något vi kallar en win-win situation. Fördelarna med en digital hantering av företagets kvitton är övervägande. 

Idag finns en mängd etablerade och digitala lösningar för kvitto- och utläggshantering. Gemensamt för de allra flesta är att de underlättar administrationen kring kvitton avsevärt och ger en betydligt enklare spårbarhet och ökad kontroll. Nu kan du som företagare använda dig av digitala lösningar hela vägen.

7 fördelar med digitala kvitton (och utläggshantering)

1. Hantering och arkivering

Genom att investera i ett system för kvitto- och utläggshantering minimerar du risken att kvitton slarvas bort eller inte går att läsa. Attesten sker elektroniskt och dessutom får du, genom de flesta lösningar, kvittounderlag direkt in i din bokföring, hur smidigt som helst! Lösningen funkar oavsett om du fotograferar kvitton och skickar dem till ditt bokföringsprogram, sparar ner kvitton från mejl eller har ett helt hanteringssystem. En smidig lösning både för dig som företagare och redovisningskonsult. 

 Lästips: Företagskort som gör det enkelt att bokföra. Blippa. Fota. Klart!

2. Sparar pengar

En digital tjänst kan spara upp till 85 procent av administrationstiden - och som vi alla vet är tid pengar. Med en integration mot banken så importeras alla köp direkt. Den anställde kopplar helt enkelt ihop transaktionen med rätt kvitto.

3. Lättare att spåra

Ingen gillar att leta efter skrynkliga kvitton. Vid digital hantering ökar spårbarheten och risken för fel minskar. Alla kvitton finns på ett ställe och samtliga uppgifter som behövs är lättillgängliga. Säg hejdå till blekta och skrynkliga kvitton!

4. Mindre administration och enklare utläggshantering

När all data finns i samma system blir det lättare för de som arbetar med kvittounderlag. Att rapportera och attestera går blixtsnabbt. Inga kvitton samlas på hög. Anställda behöver bara godkänna och får sedan en notis om att en rapport producerats. De flesta kvittosystem har dessutom integrationer mot olika bokföringsprogram, vilket innebär att bokföringen uppdateras per automatik när ett kvitto registreras. Hantering och utbetalning av utlägg kan nästan inte bli enklare.

5. Rätt från början

En bra tjänst för kvittohantering ska vara så användarvänlig att det inte går att göra fel. Istället för att anställda ska tolka siffrorna och använda rätt regler sköts det automatiskt av tjänsten, och alla regler uppdateras automatiskt. Mindre missar och mindre krångel helt enkelt.  

6. Koll på garantier

En annan stor fördel med digitala kvitton är att du får bättre överblick över garantier på produkter du köpt. Handen på hjärtat - hur många gånger har du egentligen köpt nya prylar istället för att hävda garanti? Bara för att du inte hittade kvittot eller fakturan?

7. Superenkelt att samarbeta med redovisningsbyrån

Företagare och redovisningskonsulten bör samarbeta genom att arbeta på samma plattform. Det är då alla fördelar skapas! Allra bäst för samarbete och mest flexibelt är Visma eEkonomi. För digitala kvitton rekommenderar vi Visma Utlägg.

Digitala kvitton till företaget vid köp

Ett digitalt kvitto är en fullt godkänd verifikation som du inte behöver skriva ut på papper. Digitala kvitton måste dock enligt bokföringslagen sparas i sju år.

Den föreslagna lagändringen och hur den påverkar företag

Nyligen presenterade regeringen en föreslagen lagändring som skulle innebära förändrade krav kring huruvida fysiska kvitton måste sparas om det finns en digital variant. Om lagförslaget går igenom, förväntas förändringen i lagen att börja gälla från den 1 juli 2024.

Den nya lagändringen skulle för företag betyda att pappershanteringen kan minska och processer kring kvittohantering och utlägg blir både smidigare och snabbare. Rent praktiskt skulle det innebära att pappersmaterial med räkenskapsinformation bara behöver sparas tills dess att informationen sparats digitalt. 

Hur länge ska kvitton sparas?

Hur länge kvitton ska sparas beror på den ursprungliga formen. Får du ett kvitto i både pappersform och elektronisk form, i nära anslutning till varandra, kan företaget välja att presentera och spara kvitton i elektronisk form. Då behöver inte papperskvittot sparas. Notera att det elektroniska kvittot då ska sparas i 7 år.

Om kvittot först var i pappersform och detta sedan fotograferas eller skannades för digital registrering och arkivering, måste originalkvittot sparas i 4 år. Papperskvittot får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den digitala versionen av kvittot ska arkiveras i ytterligare 4 år. Observera att detta är vad som gäller just nu, men håll ögon och öron öppna för att detta förhoppningsvis är på väg att ändras nu!

Fota, mejla och bokföra kvitton – smidig utläggshantering

Det bästa är så klart om du kan få ett digitalt kvitto direkt vid tidpunkten för inköpet. Då blir hanteringen smidigast. Om du inte kan välja att få ett digitalt kvitto direkt från din leverantör har du ändå möjlighet att föra över dem till digital form. Visma Spcs har två olika lösningar för hur du kan hantera kvitton, beroende på just ditt företags behov. Visma Utlägg är en komplett, effektiv och automatiserad lösning som enkelt tar hand om hela processen digitalt, allt från inskickat kvitto till attest, bokföring och utbetalning. 

Här kan användare arbeta både mobilt eller via dator. Hela utläggshantering blir enklare för den anställde, chefen samt ekonomi-och löneavdelningen. Har företaget inte behov av en komplett lösning finns Visma Scanner. Genom att fotografera kvitton och leverantörsfakturor med mobilen kan du få in dem direkt i ekonomiprogram som Visma eEkonomi. Där tolkas bilderna och läggs in som digitala kopior av dina bokföringsunderlag. Finns det QR-koder på dokumenten kan appen även läsa av och tolka innehållet.

Det blir enklare att ha koll på siffrorna och inköpen om de är organiserade digitalt. Men kom ihåg att du just nu fortfarande måste spara originalet, det vill säga papperskvittot, i minst fyra år* och den digitala versionen måste sparas i sju år.

*Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får ett pappersdokumentet som överförts till ett digitalt format förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

 På jakt efter en mall för reseräkningar? Ladda ner vår mall – gratis.

Digitala kvitton från företaget vid försäljning

Det bästa är att använda elektronisk fakturahantering som är helt digital för dig, men där kunden kan få fakturan i önskat format. Elektronisk fakturahantering hos Visma Spcs hanterar alla format, e-faktura, pdf- eller pappersfaktura. Om du skickar och tar emot e-fakturor registreras fakturauppgifterna automatiskt i ditt eller din kunds program.

Kom ihåg att du däremot fortfarande (med vissa undantag) måste ge din kund möjligheten att välja ett papperskvitto, oavsett om du tar betalt kontant eller digitalt via till exempel Swish.

Om kunden begär papperskvitto

• Skriv ut via kassasystemet 
  

  Om du säljer kontant för mer än 229 200 kr (år 2024) behöver du vara ansluten till ett kassaregister som också är registrerat hos Skatteverket. Observera att kassasystem och kassaregister inte är samma sak även om många kassasystem har ett inbyggt kassaregister. 

• Kontant försäljning under 229 200 kr? 

  Om du säljer kontant för mindre än 229 200 kr (fyra prisbasbelopp år 2024) behöver du inte vara ansluten till ett tillverkardeklarerat kassasystem och du måste inte heller kunna erbjuda ett kvitto till kunden i just det fallet. Men däremot kan kunden alltid efterfråga ett papperskvitto, och det är lämpligt att kunna erbjuda det. Däremot behöver det ändå bokföras.
  
  Det är viktigt att tänka på att om man väljer att använda ett registrerat kassaregister, och registrera det, ifall t.ex. man i framtiden skulle gå över beloppgränserna, så omfattas man av kravet att ta fram kvitto, trots att man inte är skyldig att använda kassaregister.
  
  Mer om undantag från krav på kassaregister finns att läsa på Skatteverket.se.

• Skriv kontantfaktura
  

  Då räknas din försäljning som fakturerad försäljning och du behöver inte ha ett kassaregister. En kontantfaktura är som en vanlig faktura förutom att det framgår att betalningen skett kontant.

• Låt kunden välja 
  

  En möjlighet är att ta ut en mindre avgift för pappersfakturan. Informera i förväg och låt kunden bestämma själv.

Läs mer om arkivering på Bokföringsnämndens webbplats. 

 Lästips! Digital bokföring vs. papper – det här måste du spara